令和3年度　勧告・意見等

不服第1号

不服申出内容

令和3年11月26日付3逗国保発第130号にて決定を受け公開された面談記録（令和2年11月26日）について、出席者名から市長を除き、発言も「市側」と不正確な記載になっている。かつ、市の総合計画を大きく方針転換させる重要な発言があるにもかかわらず、面談時間に比べ内容が少ない。このため、面談記録作成のための職員作成オリジナルメモ（要点筆記録、以下「本件メモ」。）の公開を請求したところ不存在の決定があった。しかし、本件メモは適正に管理されるべきものである。情報公開条例第15条9項6号に基づいて文書の作成及びその妥当性をオンブズマンが意見できるよう、本件メモの廃棄を（面談記録の保管期間にあわせて）禁じるべきである。

調査結果等

1.本件メモの条例第3条第1項該当性について

文書の作成・取得状況、文書の利用状況、文書の保存廃棄の状況を総合的に考慮すれば、本件メモは、組織共用性を備えているものとは認められない。したがって、本件メモは、条例第3条第1項の「情報」には該当せず法的不存在であって、条例に基づく情報公開請求の対象とはならず、本件不存在決定は相当である。本件メモは物理的にも不存在である。
本件メモが不存在である場合には条例第15条第9項第6号に基づきこれを新たに作成すべきであるという申出者の主張については、本件メモが条例第3条第1項の「情報」に該当しない以上、新たに作成を求めるべき対象にも該当せず、申出者の主張には理由がない。

2.本件面談の重要性とペンディング発言について

情報公開審査委員による平成30年5月11日付け処理結果通知書における付言に基づきICレコーダー等による録音を必要とする面談であった可能性について、本件面談は総合的病院誘致計画についての従来の方針の確認と現状報告のための面談であり、市の方針には全く変更はないとする実施機関の説明に、特段不自然、不合理な点はない。したがって本件面談については、特に重要な内容を含むものとはいえず、ICレコーダー等による録音等を必要とするようなものだとは認められない。
しかし、本件面談記録におけるペンディング発言自体については、その記載からは「市民の機運」とは何か、何を「ペンディング」するのか等が明確でなく、趣旨がわかりにくい。今後は市民にとって一読明確となる表現を心がけられたい。

処理結果

実施機関に対し、勧告ないし意見の必要性は認められないが、本件不服申出に関連して、付言する。

1.本件面談記録の記載漏れ、記載誤りについて

本件面談記録の作成にあたって、記載漏れ、記載誤りというミスが生じ、その結果、不正確な内容の文書が作成されていた。今後は記録作成者とは別にチェックする責任者を設けるなどの対策をとり、正確な内容の面談記録を作成できる体制を整えることを実施機関に対し要望する。

2.本件鑑文書について

立ち入り調査の際に発見した本件鑑文書についても、本件面談記録の一連の文書として公開されるべきであったものと考える。情報公開請求に係る対象情報の特定にあたり複数でチェックする体制を整えるなどして、再発防止に努められたい。